LGPD: Entenda as principais mudanças nos setores de DP e RH

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A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, veio para estabelecer regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.

Segundo a lei, os dados pessoais são todos aqueles que se referem à pessoa natural identificada ou identificável.

“Ou seja, se uma informação permite identificar, direta ou indiretamente, um indivíduo que esteja vivo, então ela é considerada um dado pessoal”.

Alguns exemplos são dados como nome, RG, CPF, gênero, data e local de nascimento, telefone, endereço residencial, retrato em fotografia, prontuário de saúde, cartão bancário, renda, histórico de pagamentos, hábitos de consumo, preferências de lazer e endereço de IP (Protocolo da Internet).

“É por isso que os profissionais de DP e RH são peças-chaves dentro da LGPD”, alerta a especialista.

Princípios da LGPD

Confira três pontos principais previstos na legislação que os profissionais devem se atentar:

Transparência

Todas as informações passadas pela empresa, em todos os seus meios de comunicação, devem ser claras, precisas e verdadeiras. Além disso, a empresa não pode compartilhar dados pessoais com outras pessoas de forma oculta. Se você repassa dados pessoais para terceiros, inclusive para operadores que sejam essenciais para a execução do serviço, o titular precisa saber.

Segurança

É responsabilidade das empresas buscar procedimentos, meios e tecnologias que garantam a proteção dos dados pessoais de acessos por terceiros, ainda que não sejam autorizados, como nos casos de invasões por hackers. Além disso, devem ser tomadas medidas para solucionar situações acidentais, como destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão dos dados pessoais de suas bases.

Prevenção

As empresas terão que adotar medidas prévias para evitar a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais. Ou seja, as empresas devem agir antes dos problemas e não somente depois.

Funções

Para o cumprimento da norma, a LGPD detalha quatro diferentes funções e suas respectivas responsabilidades. Veja quais são:

Titular: é a pessoa física a quem se referem os dados pessoais.

Controlador: é a empresa ou pessoa física que coleta dados pessoais e toma todas as decisões em relação a forma e finalidade do tratamento dos dados. O controlador é responsável por como os dados são coletados, para que estão sendo utilizados e por quanto tempo serão armazenados.

Operador: é a empresa ou pessoa física que realiza o tratamento e processamento de dados pessoais sob as ordens do controlador.

Encarregado: é a pessoa física indicada pelo controlador e que atua como canal de comunicação entre as partes (controlador, os titulares e a autoridade nacional), além de orientar os funcionários do controlador sobre práticas de tratamento de dados.

“Inclusive, essa pode ser uma grande oportunidade para os profissionais de DP/RH. Afinal, eles estão diretamente ligados aos dados pessoais”, conclui.

Fonte: https://www.contabeis.com.br/

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Decreto atualiza contratação de trabalhadores temporários

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O Diário Oficial da União desta terça-feira, 14, publicou decreto que regulamenta regras de contrato temporário, de acordo com as alterações propostas pela reforma trabalhista.  

A Reforma Trabalhista alterou, entre outros pontos, o prazo de contrato temporário que antes  era 90 dias, e agora foi para 180 com possibilidade de prorrogação por mais 90 dias.

Além disso, também teve alteração nos direitos dos trabalhadores. Agora, eles têm direito a pagamento de adicional de hora extra de 50%, adicional noturno e  jornada de trabalho máxima de 8 horas, mas com possibilidade de extensão conforme a demanda da empresa.

Direitos

A regulamentação garante uma remuneração equivalente à dos empregados da mesma categoria da empresa, calculada à base horária. O valor não poderá ser menor que salário-mínimo regional. Além disso, o trabalhador terá direito ao pagamento de férias proporcionais, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) , benefícios e serviços da Previdência Social e seguro de acidente do trabalho. Ele não recebe, como previsto em lei, a multa rescisória de 40% em caso de demissão sem justa causa.

A jornada de trabalho será de, no máximo, oito horas diárias, podendo ter duração superior na hipótese de a empresa tomadora de serviços ou o cliente utilizar uma jornada de trabalho específica. As horas que excederem à jornada normal de trabalho serão remuneradas com acréscimo de, no mínimo, 50%, e acréscimo de, no mínimo, 20% de sua remuneração quando a pessoa trabalhar no período noturno.

Responsabilidade

Segundo o governo, a empresa tomadora de serviços ou o cliente responderá subsidiariamente pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que for realizado o trabalho temporário.

Na hipótese de falência da empresa de trabalho temporário, a empresa tomadora de serviços ou cliente responderá solidariamente pelas verbas relativas ao período para o qual o trabalhador tiver sido contratado.

A regulamentação também estabelece as condições de organização das empresas de trabalho temporário e o capital mínimo proporcional ao número de empregados.

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Regras de entrega e retificação da DCTFWeb na IN 1.787 de 2018

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A Receita Federal disciplinou as regras da DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, por meio da Instrução Normativa RFB nº 1.787, de 7 de fevereiro de 2018 e a Instrução Normativa RFB nº 1.884, de 17 de abril de 2019.

A DCTFWeb objetiva a declaração das informações relativas às contribuições previdenciárias previstas no artigo 11, alíneas “a” e “c”, da Lei 8.212, de 1991, que são: “a) as das empresas, incidentes sobre a remuneração paga ou creditada aos segurados a seu serviço;” e “c) as dos trabalhadores, incidentes sobre o seu salário-de-contribuição;”. Também devem ser declarados conforme art. 6º da IN RFB 1.787/2018:

II – instituídas a título de substituição às incidentes sobre a folha de pagamento, inclusive as referentes à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) de que trata a Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011; e

III – destinadas a outras entidades ou fundos.

Atualmente a DCTFWeb pode ser retificada, caso o contribuinte verifique alguma informação declarada incorretamente que precisa ser acertada, mas ela não poderá ser retificada nos seguintes casos:

I – reduzir os débitos:

a) cujos saldos a pagar já tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em DAU, nos casos em que importe alteração desses saldos;

b) cujos valores apurados em procedimentos de auditoria interna, relativos às informações indevidas ou não comprovadas prestadas na DCTFWeb, sobre pagamento, parcelamento, dedução, compensação, exclusão ou suspensão de exigibilidade, já tenham sido enviados à PGFN para inscrição em DAU;

c) que tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização; ou

d) objeto de pedido de parcelamento deferido; ou

II – alterar os débitos de contribuições em relação aos quais o sujeito passivo tenha sido intimado do início de procedimento fiscal.

Assim, é importante que o contribuinte conheça quando ele poderá ou não retificar suas informações perante a DCTFWeb.

Ressalte-se que a retificação de valores informados na DCTFWeb, que resulte em alteração do valor do débito, já enviado a Dívida Ativa da União, ou de débitos em fiscalização, ou de débitos com pedido de parcelamento deferido, só poderá ser efetuado mediante prova inequívoca de erro de fato no preenchimento da declaração, e desde que o crédito tributário não esteja extinto.

Importante lembrar que caso o contribuinte tenha recolhido os valores dos tributos antes de iniciado os procedimentos de fiscalização, em valor superior ao declarado, poderá ser feita a retificação da declaração, para sanar o erro de fato, sem prejuízo ao contribuinte.

A retificação da DCTFWeb extingue-se em 5 (cinco) anos, contados a partir do 1º (primeiro), do exercício seguinte ao da declaração. A declaração retificadora poderá ser retida para análise pela RFB, neste caso o responsável pelo envio da declaração será intimado a prestar esclarecimentos ou apresentar documentos que a Receita possa exigir para melhor verificar as inconsistências encontradas.

Para quem ainda não sabe se precisa entregar a DCTFWeb ou não, sugiro leitura da IN 1.787/2018 principalmente em deu artigo 2º que diz:

Art. 2º Deverão apresentar a DCTFWeb:

I – as pessoas jurídicas de direito privado em geral e as equiparadas a empresa nos termos do § 1º;

II – as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;

III – os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, quando realizarem, em nome próprio:

a) a contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);

b) a aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;

c) o patrocínio de equipe de futebol profissional; ou

d) a contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991;

IV – as entidades de fiscalização do exercício profissional (conselhos federais e regionais), inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);

V – os fundos especiais criados no âmbito de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios bem como dos Ministérios Públicos e dos Tribunais de Contas, quando dotados de personalidade jurídica sob a forma de autarquia;

VI – os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;

VII – os Microempreendedores Individuais (MEI), quando:

a) contratarem trabalhador segurado do RGPS;

b) adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;

c) patrocinarem equipe de futebol profissional; ou

d) contratarem empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 1991;

VIII – os produtores rurais pessoa física, quando:

a) contratarem trabalhador segurado do RGPS; ou

b) comercializarem a sua produção com adquirente domiciliado no exterior, a consumidor pessoa física, no varejo, a outro produtor rural pessoa física ou a segurado especial;

IX – as pessoas físicas que adquirirem produção de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física; e

X – as demais pessoas jurídicas que estejam obrigadas pela legislação ao recolhimento das contribuições previdenciárias de que trata o art. 6º.

É muito importante que os contribuintes conheçam a DCTFWeb, e consigam identificar na legislação as respostas as suas principais dúvidas.

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Resolução altera regras para parcelamento de débitos do FGTS

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O Diário Oficial da União publicou nesta quarta-feira, 9, a resolução 940/19 do Conselho Curador que estabelece normas para parcelamento de débito de contribuições devidas ao FGTS e modelo de apresentação de informações da carteira de créditos do FGTS.

Segundo o ato, dentre outros critérios, o prazo máximo do parcelamento será de 85 parcelas mensais e sucessivas, com valor mínimo de R$ 420,00 na data do acordo. 

Por outro lado, para os devedores amparados pela Lei Complementar 123/2006, referentes a microempresas e empresas de pequeno porte, o parcelamento poderá ser concedido em até 120 parcelas mensais, com valor mínimo da parcela equivalente a R$ 210,00.

Ainda, não poderão compor acordo de parcelamento as dívidas relativas às contribuições sociais instituídas pela Lei Complementar 110/2001, que são tratadas em regulamentação específica do Ministério competente. 

Além disso, devem compor a primeira parcela do acordo, independentemente do valor, os valores relativos aos débitos rescisórios, assim entendidos os débitos cuja base de cálculo compreende a remuneração do mês da rescisão e do mês anterior, quando ainda não vencido no recolhimento normal, aviso-prévio indenizado e multa rescisória do FGTS.

Por fim, nas hipóteses em que o trabalhador, com vínculo ativo à época da formalização do parcelamento, fizer jus à utilização de valores de sua conta vinculada durante o período de vigência do acordo de parcelamento, o devedor deverá antecipar os recolhimentos relativos àquele trabalhador, incluindo-os, de forma discriminada, como valor adicional à parcela mensal fixada.

Parcelamento de débitos

O parcelamento de débitos do FGTS é uma alternativa dada aos empregadores em débito com as obrigações estabelecidas na Lei 8.036/90 e na LC 110/2001 para regularizarem sua situação de inadimplência, restabelecendo sua situação de regularidade perante o fundo e a emissão de Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.

O parcelamento é firmado por acordo entre o Agente Operador do FGTS (Caixa Econômica Federal) e o empregador, observadas as regras específicas, para o FGTS estabelecidas por Resolução do Conselho Curador do FGTS e para as CS por Portaria do Ministério da Fazenda.

Conforme os débitos parcelados são recolhidos e individualizados na conta vinculada dos trabalhadores, as parcelas são regularizadas, sendo o contrato liquidado após o pagamento total da dívida.

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Simplificação: eSocial substitui informações para RAIS e CAGED

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Seguindo o cronograma de substituições de obrigações, dados informados ao eSocial substituirão o envio de informações à RAIS e ao CAGED pelas empresas.

O Secretário Especial de Previdência e Trabalho Rogério Marinho editou portaria que disciplina a substituição das obrigações relativas ao envio de informações da RAIS e do CAGED pelas empresas já obrigadas ao eSocial.

Isso representa uma redução expressiva nas obrigações das empresas, além de evitar erros ou inconsistências nas bases de dados governamentais, já que a prestação da informação se dá por uma única via.

A substituição do CAGED ocorrerá para as admissões e desligamentos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2020, e a substituição da RAIS será a partir do ano base 2019 (declaração feita em 2020).

Mas atenção, a substituição ainda não vale para todas as empresas. No caso do CAGED, a substituição ocorre para a grande maioria dos empregadores (grupos 1, 2 e 3 de obrigados), exceto órgãos públicos e entidades internacionais (grupo 4 de obrigados), já que ainda não estão obrigados ao eSocial, de acordo com o calendário oficial. Por sua vez, a RAIS será substituída para as empresas que já tenham a obrigação de enviar os dados de remuneração dos seus trabalhadores relativos ao ano base completo de 2019 (grupos 1 e 2 de obrigados).

Vale lembrar que os empregadores obrigados ao eSocial que não prestaram as informações referentes às admissões e cadastramentos dos empregados, bem como aos eventos periódicos (de acordo com o calendário de obrigatoriedade), devem fazê-lo para todos os seus trabalhadores, uma vez que o cumprimento das obrigações substituídas se dará apenas por meio do envio das informações ao eSocial. A utilização dos sistemas do CAGED e da RAIS ficará restrita à prestação de informações cuja obrigação ainda não tenha de ser cumprida por meio do eSocial.

Além do CAGED e da RAIS, as anotações na Carteira de Trabalho já haviam sido substituídas pelo eSocial e, em breve, será a vez do Livro de Registro de Empregados (LRE).

Fonte: site do eSocial – http://portal.esocial.gov.br/

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Auditoria Contábil: Saiba o que é e como funciona

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Manter uma empresa exige o cumprimento de uma série de obrigações legais. Qualquer irregularidade, tanto em documentos fiscais como em práticas adotadas pela organização podem causar sérios problemas, que resultam em multas excessivas e até mesmo a descontinuidade da empresa. O controle das operações é responsabilidade do empresário e o acompanhamento da auditoria contábil ajuda a fundamentar e apoiar esse processo.Além de auxiliar na prevenção de problemas, a atuação da auditoria permite que o gestor conheça profundamente a real situação de seu negócio. Dessa forma, é possível atuar na prevenção de problemas, garantindo que o negócio seja administrado com mais segurança. Acompanhe o nosso post e saiba mais sobre o assunto.

O que é uma auditoria contábil?

A auditoria contábil é uma atividade que avalia a situação da empresa, tanto relacionada as transações, procedimentos, revisões de controle interno e das demonstração financeiras, bem como dos documentos contábeis, avaliando se existem falhas nos registros a fim de evitar situações que facilitem fraudes. Além disso, traz segurança para a gestão financeira do negócio, pois apresenta a realidade aos seus gestores, permitindo que se antecipem a possíveis problemas. As demonstrações auditadas são:

  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstração de Resultado de Exercício (DRE);
  • Demonstração dos fluxos de caixa;
  • Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados;
  • Notas explicativas.

Qual o objetivo principal?

A partir da análise dos documentos contábeis e inspeções internas e externas, é feito o comparativo dos resultados com a situação econômica, financeira e patrimonial da empresa. O resultado tem objetivos diferentes dependendo da área da empresa. Conheça:

  • administrativa: procura reduzir a ineficiência, a negligência, a incapacidade e a improbidade;
  • patrimonial: age no controle de bens, direitos e obrigações;
  • fiscal: contribui para que as obrigações fiscais sejam cumpridas de maneira rigorosa;
  • técnica: busca cumprir com eficiência os serviços contábeis;
  • financeira: protege contra fraudes e proporciona o controle de custos e despesas;
  • econômica: traz exatidão aos resultados contábeis;
  • ética: cuida para que os processos ocorram conforme os princípios éticos e morais;
  • social: no caso das empresas que financiam causas sociais e ambientais, a auditoria analisa se os recursos estão sendo aplicados de forma correta, garantindo que os dados sejam seguros e confiáveis.

Quando fazer uma auditoria na empresa?

Embora a auditoria contábil seja um procedimento que traz benefícios para a empresa, cabe ao empreendedor avaliar quando contratar uma empresa especializada em realizar o processo. É importante ter em mente que a ação oferece pleno controle das operações e contribui para que a empresa se antecipe a problemas. Portanto, o indicado é que a auditoria seja feita com certa regularidade.

Uma empresa de contabilidade terceirizada pode indicar a periodicidade ideal para o negócio, já que essa decisão também depende do porte e da natureza das atividades. Sem contar que, para quem é responsável por um empreendimento, conhecer a real situação financeira é sempre um ponto bastante positivo.

O que analisar?

Ao contratar um processo de auditoria em uma empresa é preciso ter em mente que a realização é determinada pelas Normas Brasileiras de Contabilidade. O processo deve se dividir em 6 etapas de análise:

  1. pesquisa ambiental;
  2. controle interno;
  3. planejamento e auditoria;
  4. teste de controle;
  5. teste substantivo;
  6. parecer do auditor.

Sendo assim, na primeira etapa temos o recolhimento das informações e documentos sobre a empresa. Nesse momento haverá o controle interno, em que o controle contábil será documentado. Depois, as informações preliminares serão transformadas em estratégias que revelem maior transparência aos controles contábeis. 

O teste de controle é aplicado em seguida, cujo principal objetivo é conferir se as formas regulamentadoras estão sendo cumpridas, enquanto o teste substantivo avalia se os valores e informações são reais ou se há fraudes.

Após o cumprimento de todas essas fases é redigido um relatório com o parecer do auditor, respeitando as normas de contabilidade. Além do resultado da análise, também deve constar a sugestão de medidas a serem adotadas para os possíveis problemas revelados na auditoria.

Quais os benefícios?

Como mencionamos ao longo do texto, a auditoria contábil expõe com clareza, precisão e segurança a situação financeira e econômica da empresa. Além disso, dificulta a possibilidade de desvio de bens e pagamentos de despesas indevidas.

Quando a empresa realiza a auditoria, ela aumenta a sua credibilidade, já que os processos contábeis vão começar a ser influenciados por padrões internacionais. Com o aumento do controle interno, fica mais fácil identificar as falhas administrativas. A tendência, então, é que a gestão seja realizada com excelência.

Todo esse conjunto de facilidades leva a atração de novos investidores. Como os documentos estarão mais bem organizados e as informações validadas pela auditoria, haverá segurança para aplicar recursos na empresa.

Por que utilizar os processos adequados?

Não podemos negar que, durante a auditoria contábil, a empresa pode descobrir falhas e fraudes no seu controle interno. Como o que determina a diferença entre erro ou fraude é a intenção em adulterar as informações dos documentos contábeis, é fundamental que a empresa aplique as metodologias certas para realizar a auditoria. Caso contrário, as informações acessadas podem não ser reais e os benefícios descritos neste artigo não poderão ser desfrutados ou sentidos de maneira real e com a eficiência esperada.

Dito isso, é importante salientar que qualquer empresa pode – e deve – realizar a auditoria, desde que contrate um profissional formado em Ciências Contábeis e com o registro do Conselho Regional de Contabilidade (CRC) em dia.

Lembre-se sempre de que a auditoria pode confirmar situações que exigem uma postura mais firme perante o negócio, principalmente se for uma sociedade. Portanto, é preciso que seja realizada com o máximo de profissionalismo, discrição e neutralidade.

O papel do empreendedor nesse processo é acompanhar tudo de perto e disponibilizar os dados solicitados. Mesmo que a empresa tenha um contador, a auditoria deve ser feita integralmente e de maneira restrita pelo auditor. Ou seja, o profissional deve ter autonomia no trabalho e ser imparcial.

Além de tudo o que foi ressaltado durante este post, a auditoria contábil é vantajosa para a sociedade. O levantamento e registro dos dados avaliados durante o processo contribui para que a evolução da economia do país seja medida de maneira segura e de acordo com a realidade.

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